Инструкция:
В правом верхнем углу пишешь кому предназначена начиная с должности. Затем от кого, тоже с должностью.
Ниже по центру: "Объяснительная"
И с красной строки суть текста.
Внизу справа (после текста), дату, подпись и расшифровку. 
Вроде так.